Salesforceに商談オブジェクトが登録されたら、請求書を発行しBoxに格納する

■概要

Salesforceで商談が成立するたびに、請求書を作成しBoxへ格納する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceへの商談登録をきっかけに、請求書の発行からBoxへの格納までを自動化し、これらの定型業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceでの商談管理とBoxでのファイル管理を手作業で行っている営業担当者の方
• Google スプレッドシートを用いた請求書作成を効率化したいと考えている経理担当者の方
• 営業から経理への連携フローを自動化し、部門間のやり取りを円滑にしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへの商談登録後、請求書発行とBoxへの格納が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記やファイル名の付け間違い、格納漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Salesforce、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなった商談の詳細情報を取得します。
4. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を作成します。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された請求書ファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxの「ファイルをアップロード」のアクションでは、ファイル名の設定が可能です。Salesforceのトリガーやレコード取得アクションで得た「商談名」や「取引先名」などの情報を含めることで、ファイル名を動的に生成し、管理しやすくすることができます。

■注意事項

• Salesforce、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google スプレッドシートで書類が発行される際に、Google Driveへ自動格納されます。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。