Notionにページが作成されたら複数ファイルを作成・結合し、Google Driveに格納する

■概要

Notionで案件管理を行う中で、関連する見積書や発注書の作成や、ドライブに格納する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに作成されたページを基に、Google スプレッドシートの雛形から複数の書類を自動で作成・結合し、指定のGoogle Driveフォルダに格納するまでの一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで管理する案件やタスクに紐づく書類作成を手作業で行っている方
• 複数の書類を作成後に手動でPDF化し、結合・格納している業務担当者の方
• NotionとGoogle Driveを連携させ、ドキュメント管理を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionへのページ作成を起点に、書類作成から結合、格納までが自動処理されるため、定型業務にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による書類の作成漏れや、ファイル名のつけ間違い、格納先のミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Notion、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」アクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、ページが「作成」された場合にのみ、後続の処理が実行されるよう条件を指定します。
4. オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを必要数設定し、Notionから取得した情報をもとに複数の書類を作成します。
5. オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、作成した複数のPDFファイルを1つにまとめます。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガーでは、監視対象とするデータベースを自由に設定できます。
• 分岐条件は任意で設定でき、ページの作成・更新の分岐だけでなく、特定のプロパティの値に応じて後続の処理を分けることも可能です。
• Google スプレッドシートで発行する書類の雛形は、任意のファイルを使用できます。
  この雛形の変数部分に、Notionから取得した値を埋め込みます。
• PDFファイルを結合するアクションでは、どのファイルを結合させるかを任意で設定できます。
• Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやファイル名を自由に設定でき、Notionのページ情報をもとに動的な名称をつけることも可能です。

■注意事項

• Notion、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
  フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。