Salesforceに商談オブジェクトが登録されたら、契約書を発行しGoogle Driveに格納する

■概要

Salesforceで商談が成立した後、手作業で契約書を作成し、Google Driveへ格納する作業に手間を感じていませんか。この作業はミスが許されない重要な業務である一方、定型的な作業でもあるため担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのレコード登録をきっかけに、契約書の自動発行からGoogle Driveへの格納までを自動化し、営業活動における契約業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceでの商談成立後、手作業で契約書を作成している営業担当者の方
• 契約書の作成や管理におけるヒューマンエラーや対応漏れを防ぎたい法務・営業事務の方
• 営業チームの定型業務を自動化し、生産性の向上を目指したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへのレコード登録を起点に契約書の作成・格納が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• Salesforceの正確なデータを元に書類が発行されるため、手作業による転記ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したレコード情報を基に契約書を自動で発行し、Google Driveに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントで書類を発行する際、保存先となるGoogle Driveのフォルダは任意で指定できます。
• 保存するファイル名は、Salesforceから取得した「会社名」や「取引日」などの情報を組み合わせて動的に設定することも可能です。

■注意事項

• Salesforce、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。