■概要
Salesforceで商談が成立するたびに、手作業で契約書を作成し、関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この一連の作業には時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Salesforceに商談オブジェクトが登録されるだけで、契約書の発行からSlackへの通知までが自動で完結し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとSlackを連携させて、営業プロセスの効率化を図りたい営業担当者の方
- 手作業による契約書の作成や共有に時間がかかり、本来の業務に集中できずにいる方
- Salesforce上の情報をもとにした定型業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへの情報登録を起点に契約書発行と共有が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報入力やファイル共有が不要になるため、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、作成した契約書ファイルを指定のチャンネルへ送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackでファイルを送信するアクションでは、通知先のチャンネルやグループを任意で設定することが可能です。
- Slackへの通知メッセージには、前段のオペレーションでSalesforceから取得した顧客名や金額などの情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Salesforce、Google ドキュメント、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。
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