Salesforceに商談オブジェクトが登録されたら、契約書を発行しGmailで送信する

■概要

Salesforceで商談が成立するたびに、手作業で契約書を作成し、Gmailで送付する業務に手間を感じていませんか。この定型的ながらも重要な業務は、入力ミスや送信漏れのリスクが伴い、担当者の負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceに特定のレコードが登録されるだけで契約書の自動発行からGmailでの送信までが完結するため、これらの課題を解消し、営業活動の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとGmailを利用した契約書送付プロセスに、非効率を感じている営業担当者の方
• 手作業による契約書作成や情報転記に時間がかかり、コア業務に集中できない方
• ヒューマンエラーを防止し、契約関連業務の正確性とスピードを向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへのレコード登録を起点に契約書送付までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが正確に処理を行うため、契約情報の転記ミスやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Salesforce、Gmail、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで登録されたレコードの詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を自動で作成します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した契約書を添付して自動でメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です。
• メールの件名や本文には、前段のオペレーションでSalesforceから取得した会社名や担当者名といった情報を変数として埋め込むことで、顧客に合わせた内容を自動で作成できます。

■注意事項

• Salesforce、Google ドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。