■概要
Salesforceで商談が成立するたびに、契約書を作成してOutlookで送信するという一連の作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。こうした手作業での繰り返し業務は、入力ミスや送信間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceへの商談登録を起点として、契約書の発行からOutlookでの送信までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとOutlookを利用し、契約書発行・送付を手作業で行っている営業担当者の方
- 商談成立後の事務作業を効率化し、本来のコア業務に集中したいと考えているチームリーダーの方
- Salesforceを起点とした業務プロセスの自動化を検討している営業企画や情報システム担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの情報をもとに契約書の作成からOutlookでの送信までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記や宛先設定による、契約情報の入力間違いや誤送信といったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforce、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「アプリトリガー」を設定して、特定の商談オブジェクトが登録された際にフローが起動するようにします。
- 続けて、オペレーションでSalesforceの「データベースを操作する」アクションを設定し、トリガーで取得した商談情報に関連する顧客情報などを取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を元に契約書を発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行した契約書を添付して指定の宛先に自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定およびデータベース操作アクションでは、ご利用の環境に合わせてマイドメインURLや、対象となるオブジェクトのAPI参照名を設定してください。
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、テンプレートとして使用するドキュメントのファイルIDと、発行した書類を格納するGoogle DriveのフォルダIDを任意で指定します。
- Outlookからメールを送信するアクションでは、件名や本文の内容を自由にカスタマイズできます。Salesforceから取得した顧客名などを差し込むことも可能です。
■注意事項
- Salesforce、Google ドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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