Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGmailで通知する

■概要

日々の業務で発生する契約書や請求書などのPDFファイル、その内容確認や関係者への共有に手間を感じていませんか。Google Driveに保存されたファイルを一つひとつ開いて確認し、手作業でメールを作成するのは時間がかかり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFが追加されると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、AIが要約した内容をGmailで即座に通知するため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveで大量のPDFファイルを管理し、内容確認に手間を感じている方
• 契約書や請求書など、重要書類の内容を関係者へ迅速かつ正確に共有したい方
• OCRやAIを活用した業務の自動化によって、生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFの内容確認から要約、メールでの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業による確認漏れや共有ミス、通知の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要情報の伝達を正確かつ迅速に行えます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを選択し、ダウンロードしたPDFファイルから文字情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを選択し、OCRで読み取ったテキストを指定して要約を生成します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約内容を含んだ通知メールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするかをフォルダIDで指定し、フローを起動する間隔も任意で設定可能です。
• ファイルをダウンロードするアクションでは、トリガーで取得したファイルのIDをアウトプット（動的な値）を活用して指定してください。
• OCR機能では、読み取り対象のファイル指定のほか、特定の項目のみを抽出する設定や、使用するAIモデル、言語などを業務内容に合わせて自由に設定できます。
• AIによる要約機能では、OCRで抽出したテキストを対象とし、要約後の文字数や含めるべき要素などの条件、言語を細かく設定できます。
• Gmailでの通知アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、本文にはAIが生成した要約内容などをアウトプットを用いて自動で挿入できます。

■注意事項

• Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。