Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してOutlookで通知する

■概要

取引先から日々送られてくるPDF形式の請求書や契約書などの内容を確認し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されると、自動でOCRが内容を読み取り、AIが要約した上でOutlookから関係者へ通知できます。これにより、手作業による確認や共有の手間を省き、迅速な情報連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveで受け取るPDFの内容確認と共有を手作業で行っている方
• 書類の確認漏れや重要な情報の見落としといったミスを防ぎたいと考えている方
• OCRやAIを活用して、日々の定型業務を効率化したいと考えている全ての方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFの格納から内容の読み取り、要約、通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での確認や情報共有が不要になるため、重要な情報の見落としや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 続いて、YoomのOCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出します。
5. さらに、YoomのAI機能で「要約する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストの内容を要約します。
6. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、要約した内容を記載したメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガーでは、監視対象としたいフォルダのIDと、フローを起動する間隔を任意で設定してください。
• Google Driveのファイルダウンロードでは、トリガーのアウトプット（出力情報）を活用して、対象のファイルIDを動的に指定します。
• OCR機能では、対象ファイルの指定方法のほか、読み取りたい項目、使用するAIモデル、言語などを自由に設定できます。
• AI機能では、要約の元となるテキスト（OCR機能のアウトプット）、要約後の文字数、要約の条件、言語を任意で設定してください。
• Outlookのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文の内容を自由に設定でき、本文にはOCRやAIのアウトプットを差し込めます。

■注意事項

• Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。