■概要
Google Driveにアップロードしたファイルの共有リンクを、都度Bitlyで短縮して関係者に通知する作業に手間を感じていませんか?特にマーケティング資料やイベント登壇資料など公開前提のコンテンツでは、共有や配布の機会が多く、ファイルが増えるたびに同様の作業が発生します。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、Bitlyでのリンク短縮から通知までの一連の流れを自動化し、コンテンツ共有のプロセスを効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで管理するマーケティング資料やイベント資料の共有リンクを、Bitlyを使って手作業で短縮している方
- 公開前提のコンテンツ共有を効率化し、URLの間違いや通知漏れなどのミスを防ぎたい方
- チーム内での定型業務にかかる時間を削減し、情報共有をより円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点に、Bitlyでのリンク短縮と通知が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。
- 手作業によるURLのコピーミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitly、Google Drive、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更」アクションを設定し、ファイルを共有可能な状態にします。
- 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、Google Driveで取得したファイルリンクを短縮します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成された短縮URLを含んだメッセージを送信します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのオペレーションでは、メッセージを通知したいチャンネルを任意で設定してください。
- 通知するメッセージ内容は、前のステップで取得したファイル名やBitlyで短縮したURLといった情報と、任意のテキストを組み合わせて自由に作成できます。
■注意事項
- Google Drive、Bitly、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。