Googleフォームで特定の条件を満たす回答が送信されたらChatworkに通知する

■概要

Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートについて、回答内容を目視で確認し、特定の条件に合致する場合に手動でChatworkへ通知する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信された際に自動で内容を判別し、設定した条件を満たすものだけをChatworkに通知できるため、確認作業の効率化や通知漏れの防止に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとChatworkを使い、特定の回答内容を手動で通知している方
• フォームからの重要な回答や緊急の連絡を、見逃さずに迅速にチームへ共有したい方
• 定型的な確認・通知業務を自動化し、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームの回答内容に基づき自動で通知が送信されるため、重要な連絡の見落としや通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
• これまで手作業で行っていたフォーム回答の確認とChatworkへの通知が自動化され、対応にかかる時間を短縮することができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、フォームの回答内容が特定の条件を満たすかどうかを判別するようにします。
4. 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」を設定し、条件を満たした場合にのみ指定のルームへ通知が送信されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 通知のきっかけとなるGoogleフォームは、ご自身の環境に合わせて任意で設定いただけます。
• Chatworkへの通知先ルームは自由に設定が可能です。また、メッセージ本文にはGoogleフォームの回答内容を変数として埋め込むなど、通知内容を柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• Googleフォーム、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133