Googleフォームの情報をもとに、Chatworkでグループチャットを作成する

■概要

イベント申し込みや各種問い合わせでGoogleフォームをご利用の際に、回答があるたびに関係者を集めてChatworkで手動でグループチャットを作成していませんか？この作業は定型的ですが、対応の初動に関わるため重要であり、担当者の負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると自動でChatworkのグループチャットが作成されるため、こうした手作業の手間を解消し、迅速な情報共有体制を構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた情報を元に、都度Chatworkのグループチャットを手動で作成している方
• 問い合わせや申し込み対応の初動を迅速化し、サービス品質を向上させたいと考えている担当者の方
• 複数人が関わる業務で、情報共有の漏れや遅れをなくし、円滑な連携を実現したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を起点に、Chatworkのグループチャット作成からメンバー追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるグループチャットの作成漏れや、関係者の招待ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. 最後に、オペレーションでChatworkの「グループチャットを新規作成」アクションを設定し、チャット名や参加メンバーなどを指定して設定は完了です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定するGoogleフォームは、問い合わせ管理用やイベント申し込み用など、用途に合わせてユーザー自身が作成したフォームを任意で設定してください。
• Chatworkで作成するグループチャットの名称や概要に、Googleフォームから取得した回答内容（氏名や会社名など）を変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133