Outlookで受信したアンケート結果をMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Outlookで受信したアンケート結果を、都度確認してMicrosoft Teamsの特定チャネルに手作業で報告するのは手間がかかり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のアンケートメールを受信するだけで、その内容を自動でMicrosoft Teamsに通知できるため、こうした定型業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとMicrosoft Teamsを使い、手作業での情報共有に手間を感じている方
• アンケート結果などの重要な通知を、迅速かつ漏れなくチームに共有したい方
• 定型的な報告業務を自動化し、より重要なコア業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信後、自動でMicrosoft Teamsに通知されるため、手作業での転記や共有にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、重要なアンケート結果の共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。ここでは特定の件名や差出人を含むメールのみを対象にするなど、条件を指定することが可能です。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Outlookで受信したメールの内容を特定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsにメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャネルやチームを任意で設定することが可能です。
• 通知メッセージの本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーとなったOutlookのメールから取得した件名や本文、差出人といった情報を変数として自由に埋め込めます。

■注意事項

• ‍‍OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。