Googleフォームに回答が送信されたら、Microsoft Teamsに定型文を通知する

■概要

Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を、都度確認して手作業でチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知することが可能になり、情報共有の迅速化と作業工数の削減を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた回答を、手作業でMicrosoft Teamsに共有している方
• フォームからの問い合わせや申し込みへの対応速度を向上させたいと考えている担当者の方
• 情報共有の漏れや遅延を防ぎ、チーム全体の業務効率を高めたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答を起点に通知までを自動化するため、これまで手動での確認や転記に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
• 手作業による通知の対応漏れや、メッセージの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、フォームの回答内容を含む任意のメッセージを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、対象とするフォームのIDを指定し、フローをチェックする起動間隔を任意で設定してください。
• Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先となるチームID、チャネルID、送信するメッセージ内容を任意で設定してください。メッセージにはフォームの回答内容を差し込むことも可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。