Googleフォームで送信された内容からAIでブログの草案を作成し、Outlookに通知する

■概要

Googleフォームで集めた回答を一つひとつ確認し、ブログ記事を作成する作業に時間を要していませんか。また、アイデアを形にするまでのプロセスが属人化することに課題を感じることもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけでAIが内容に基づいたブログの草案を自動で作成し、Outlookで担当者に通知するため、コンテンツ作成の初動を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集した情報を元に、手作業でブログ記事を作成しているコンテンツ担当者の方
• AIを活用してコンテンツ作成の初動を早め、効率化したいと考えているメディア運営者の方
• Outlookでの通知連携により、チーム内の情報共有をスムーズにしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を起点に、AIによるブログ草案の作成からOutlookでの通知までが自動化され、コンテンツ作成にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記漏れや、担当者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、スムーズな連携を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームの回答内容を元にブログの草案を生成するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文に含めて指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、対象のフォームIDを指定し、回答をチェックする起動間隔を任意で設定してください。
• AI機能のオペレーションでは、Googleフォームの回答内容をプロンプトに組み込み、生成したいブログ草案の形式や内容を自由に設定できます。
• Outlookのオペレーションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文を自由に設定可能です。AIが生成した草案を本文に差し込むなどして、通知内容をカスタマイズしてください。

■注意事項

• Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。