■概要

Googleフォームでアンケートや問い合わせを受け付けているものの、長文の回答を都度確認し、関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での共有は、情報の要点をまとめるのに時間がかかったり、通知が遅れたりすることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるとAIが内容を自動で要約し、Microsoft Teamsに即座に通知するため、情報共有の迅速化と効率化を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームに届く回答の確認や、Microsoft Teamsへの共有を手作業で行っている方
• お客様からの問い合わせやフィードバックなど、重要な情報をチームで迅速に把握したい方
• AIの要約機能を活用して、文章の読解や情報共有にかかる時間を短縮したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームの回答内容をAIが自動で要約し、指定のチャネルへ通知するため、確認や共有にかかる作業時間を短縮できます。
• 手動での対応による共有漏れや、要点の見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有の質を均一化できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、フォームの回答内容を要約するように指定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約されたテキストを指定のチャネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、通知を受け取りたい対象のフォームIDを指定してください。また、トリガーをチェックする間隔も任意で設定可能です。
• AI機能の「要約する」では、要約の文字数や「です・ます調で」といった要約の条件、言語などを細かく設定できます。
• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」では、通知を送りたいチームIDやチャネルID、メッセージ本文を任意の内容にカスタマイズできます。

■注意事項

• Googleフォーム、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。