Googleフォームで送信された文章をAIで要約して、Outlookに通知する

■概要

Googleフォームで実施したアンケートの回答や、お客様からの問い合わせ内容を確認する際、長文のテキストを読むのに時間がかかっていることはないでしょうか。このワークフローは、Googleフォームに回答が送信されると、その内容をAIが自動で要約し、指定した宛先にOutlookで通知します。これにより、長文を読む手間を省き、迅速な内容把握と対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームでアンケートや問い合わせを管理し、内容確認に時間がかかっているご担当者の方
• Outlookを主要な連絡手段としており、重要な通知をリアルタイムで受け取りたい方
• AIを活用して、手作業で行っているテキストの要約業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームに回答が送信されるとAIが内容を要約するため、これまで手作業での確認や要約に費やしていた時間を短縮できます。
• AIが一定のルールで要約を行うため、担当者による解釈のばらつきを防ぎ、業務の標準化と属人化の解消に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象フォームの回答内容を取得します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションを設定して、取得したフォームの回答テキストを要約します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、要約されたテキストを本文に含めたメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、ワークフローを起動させたいフォームのIDや、トリガーの起動間隔を任意で設定してください。
• AI機能の「要約する」では、要約したいテキストを指定するほか、文字数、要約の形式、言語などを任意で設定できます。
• Outlookの「メールを送る」では、通知先のメールアドレスや件名、本文の内容を自由に設定でき、AIが要約したテキストなどのアウトプット情報を含めることが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。