Googleフォームの回答内容をもとにMicrosoft ExcelとOutlookにタスクを追加する

■概要

Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、都度Microsoft Excelへ転記し、さらにOutlookでタスクを作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。こうした手作業は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Microsoft Excelへのデータ追加とOutlookでのタスク作成が自動で実行され、これらの課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集した情報を手作業でExcelやOutlookに転記している方
• フォームの回答内容をもとに、Outlookでタスク管理を行っているチームの担当者の方
• 定型的なデータ入力やタスク作成業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームに回答があるたびにExcelへの記録とタスク作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの転記ミスや、タスク作成の対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容が指定のファイルに追加されるようにします。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する（リマインド設定非対応）」アクションを設定し、回答内容に基づいたタスクが作成されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携したいフォームのIDを指定し、フローが起動する間隔を任意で設定してください。
• Microsoft Excelでレコードを追加するアクションでは、対象のドライブID、アイテムID、シート名、テーブル範囲を任意で指定し、追加するレコードの値はアウトプットを活用して設定します。
• Outlookでタスクを作成するアクションでは、タスクを登録するユーザーIDやタスクリストIDのほか、タスクのタイトル、詳細、期限などを任意に設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133