■概要

Googleフォームで論文やレポートなど、長文のファイルを受け取る際、その内容確認や関係者への共有に手間がかかっていませんか？ファイルを開き、内容を読み込み、要約を作成してメールで通知するといった一連の作業は、コア業務を圧迫する要因になりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル提出を起点に、OCRでの文字抽出、AIによる要約、そしてOutlookでの通知までを自動化し、論文内容の迅速な把握と共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで論文やレポートを受け取り、内容確認に時間を要している研究機関の担当者の方
• 提出された複数のPDFファイルから、手作業でテキストを抽出し要約を作成しているチームの方
• AIやOCRを活用して、定型的な情報収集や共有のプロセスを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信から内容の要約、通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた情報確認や共有にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるテキストの転記ミスや要約内容のばらつき、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の質を安定させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルをダウンロードします。
4. 続けて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. さらに、オペレーションでAI機能の「要約する」を設定し、OCRによって抽出したテキストの要約を作成します。
6. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、AIが作成した要約内容を記載したメールを関係者に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、対象とするフォームのIDや、フローを起動する間隔を任意で設定してください。
• Google Driveの「ファイルをダウンロードする」では、トリガーのアウトプット（動的変数）を用いて、ダウンロード対象のファイルIDを指定します。
• OCR機能では、読み取るファイルの指定方法のほか、抽出したい項目や使用するAIモデル、言語などを自由に設定できます。
• AIによる要約では、要約対象のテキストだけでなく、文字数や「箇条書きで」といった要約の条件、言語などを設定することが可能です。
• Outlookで送信するメールの件名や本文は、AIが生成した要約などをアウトプット（動的変数）として含めるなど、自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133‍
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。