■概要

Asanaで管理しているタスクの進捗確認や情報共有のため、定期的に内容を確認してOutlookで通知を送る作業に手間がかかっていませんか？このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にAsanaのタスク情報を取得し、Outlookで関係者に通知できるため、こうした確認・共有作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとOutlookを使っており、定期的なタスクの確認・通知作業に手間を感じている方
• チームのタスク進捗を関係者に共有する作業を自動化し、抜け漏れを防ぎたいプロジェクト管理者の方
• 手作業による情報共有をなくし、本来のコア業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• 設定したスケジュールでAsanaのタスク情報を自動取得して通知するため、これまで手作業で行っていた確認やメール作成の時間を短縮できます。
• 手作業によるタスクの確認漏れや、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、「指定したスケジュールになったら」というトリガーアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクの詳細を取得」アクションを設定し、情報を取得したいタスクを指定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を記載したメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーの設定では、通知を実行したい頻度（毎日、毎週など）や日時を自由にカスタマイズしてください。
• Asanaで詳細を取得するアクションでは、対象としたいプロジェクトやタスクを任意で設定してください。
• Outlookでメールを送るアクションを設定する際に、通知先のメールアドレス、件名、本文の内容を任意で設定してください。

■注意事項

• Asana、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。