■概要
Google スプレッドシートで管理している情報をもとに、一件ずつ見積書を作成してBoxへ格納する作業に手間を感じていませんか。この定型業務は、繰り返し発生するため時間がかかる上、入力ミスや格納漏れといったヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで、見積書の発行からBoxへの格納までが自動で完結し、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの情報をもとに、手作業で見積書を作成・管理している方
- 見積書の発行やBoxへの格納作業における、入力ミスや確認の手間をなくしたい方
- 営業部門やバックオフィス部門の定型業務を自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行更新だけで見積書発行からBoxへの格納までが完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による見積書への転記ミスや、Boxへの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が進むようにします。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、見積書の雛形から書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した見積書ファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローを起動するスプレッドシートIDやシートID、検知するデータの範囲などを任意で設定してください。
- 分岐機能では、例えば特定の列の値が「見積作成」になった場合のみ処理を進める、といったように実行条件を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートの書類発行設定では、使用する見積書の雛形ファイルIDや出力ファイル名、雛形の置換条件などを任意で設定してください。
- Boxへのファイルアップロード設定では、発行した見積書を格納するフォルダやファイル名などを任意で設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、BoxをそれぞれYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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