■概要

Boxに保存したCSVファイルを都度開いて空白行を削除し、メールに添付して送信する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、手作業によるミスも起こりやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、BoxにCSVファイルがアップロードされるだけで自動的に空白行を削除し、編集後のファイルをGmailで関係者に共有することが可能になり、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとGmailを使った定型業務を効率化したいと考えている方
• CSVファイルの手作業による編集や共有で、ミスや手間を減らしたい方
• 繰り返し発生するファイル処理と報告業務から解放され、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxへのアップロードからGmailでの送信までが自動化されるため、これまでCSVの編集やメール作成にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業によるCSVの行削除ミスや、メールの宛先・添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. BoxとGmailをYoomと連携します。
2. トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. オペレーションで「CSVを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたCSVファイルの空白行を削除します。
5. オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、加工したCSVファイルを添付して指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象とするフォルダを任意で指定することが可能です。
• 「CSVを操作する」オペレーションでは、プロンプトを編集することで目的に応じたデータ加工を実行できます。
• Gmailのオペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文の内容などを実際の業務に合わせて自由に設定してください。

■注意事項

• BoxとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。