Wixの問い合わせフォームに回答されたら、データをカテゴリ別に振り分けてMicrosoft Excelに追加する

■概要

Webサイトに設置したWixのフォームからの問い合わせは重要なビジネス機会ですが、その後の対応、特に内容の確認や担当部署への振り分け、データ入力などを手作業で行うのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用すれば、Wixのフォームに回答が送信されると、AIが自動で内容を判断してカテゴリ分けを行い、Microsoft Excelへデータを追加するため、一連の対応を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Wixのフォームからの問い合わせ対応に時間がかかっているご担当者の方
• 問い合わせ内容をMicrosoft Excelへ手作業で転記・分類している方
• 問い合わせ対応の初動を自動化し、顧客対応の質を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Wixフォームへの回答からExcelへの転記、内容の分類までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることが可能になります。
• 手作業によるデータの転記ミスや、担当者ごとの分類基準のブレといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、WixとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、送信されたフォームの内容から問い合わせカテゴリを分類するようにテキスト生成の指示をします。
4. 次に、オペレーションで進行先切り替え機能を設定し、AIが分類したカテゴリに応じて後続の処理を分岐させます。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容と分類されたカテゴリを指定のファイルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能に与えるプロンプト（指示文）を編集することで、問い合わせ内容を「技術サポート系」や「料金・契約系」など、自社の運用に合わせた任意のカテゴリに分類できます。
• 進行先切り替え機能では、AIが分類したカテゴリに基づき、後続の処理を動かす条件を任意で設定できます。例えば、特定のカテゴリの問い合わせのみMicrosoft Excelに追加するといった設定が可能です。

■注意事項

• Wix、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Wixのフォームの回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、こちらをご参照ください。