Googleフォームの回答内容をもとに、Microsoft Excelから情報を取得してOutlookでメールを送信する

■概要

Googleフォームで受け付けた問い合わせに対し、都度Microsoft Excelで情報を確認し、Outlookでメールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Googleフォームへの回答をきっかけに、Microsoft Excelから関連情報を自動で取得し、Outlookでメールを送信する一連の流れを自動化するものであり、対応の迅速化と業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで問い合わせや申し込みを受け付け、手動で対応を行っている担当者の方
• Microsoft Excelの顧客リストをもとに、Outlookで定型的な連絡をしている方
• フォーム回答後の初動対応を自動化し、顧客への迅速な連絡を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から情報検索、メール送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減し、コア業務に集中できます。
• 手作業での情報転記ミスやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、コミュニケーションの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとにExcelシートから関連情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を本文に含めて指定の宛先にメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定することが可能です。
• メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、Googleフォームの回答内容やMicrosoft Excelから取得した情報などを変数として埋め込み、内容をカスタマイズできます。

■注意事項

• Googleフォーム、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133