■概要
Slackで受けた依頼内容を確認し、Microsoft Excelから関連情報を探し出してOutlookでメールを作成する、といった一連の定型業務に手間を感じていませんか。手作業では時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackへの投稿をきっかけに、投稿内容からAIが必要な情報を抽出し、Microsoft Excelのデータと照合してOutlookから自動でメールを送信するため、これらの課題を解消し業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受けた依頼をもとに、手作業でメールを作成・送信している方
- Microsoft Excelで管理している情報を用いて、Outlookで定型メールを送信している方
- 複数ツールをまたぐ連絡業務を自動化し、対応の迅速化とミスの削減を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿からメール送信までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた情報検索やメール作成の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや検索漏れ、宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、対応の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Slack、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「特定のチャンネルにメッセージが投稿されたら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Slackに投稿されたテキストから顧客名や問い合わせ内容などの必要なデータを抽出します。
- その後、Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、AIが抽出したデータをもとに該当するレコード情報を検索します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、取得した情報を用いてメールを自動で送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フローの起動トリガーとなるSlackのチャンネルは、監視したいチャンネルに任意で設定することが可能です。
- AIがSlackの投稿から抽出するデータの項目や条件は、プロンプトを編集することで自由にカスタマイズできます。
- Outlookから送信するメールの宛先（To/Cc/Bcc）や件名、本文は、Microsoft Excelから取得した情報などを組み合わせて柔軟に設定できます。
■注意事項
- Slack、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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