フォームの情報をGoogleドキュメントに差し込み、BoxにPDFで保存する

■概要

Webフォームで受け付けた申込情報などを、手作業で書類に転記してPDF化し、一つひとつ保存する作業は手間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを使えば、YoomのフォームからGoogleドキュメントを自動生成し、PDFとしてBoxに保存する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで収集した情報を元に、Googleドキュメントで申込書や契約書を作成している方
• 手作業での書類作成やPDF化、Boxへの保存といった定型業務に時間を費やしている方
• 書類作成時の転記ミスや、ファイルの管理・命名規則のバラつきをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信をトリガーに書類作成から保存までが自動実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや、PDF化のし忘れ、Boxへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleドキュメントとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、必要な情報を収集するためのフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、フォームで受け取った情報を差し込んでドキュメントを生成するアクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでBoxを選択し、生成されたドキュメントをPDF形式で指定のフォルダにアップロードするアクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomのフォームトリガーでは、氏名や会社名、日付など、収集したい情報に合わせて入力項目を自由にカスタマイズできます。
• Googleドキュメントのオペレーションでは、あらかじめ用意した書類の雛形に、フォームで収集した情報を差し込むことが可能です。
• Boxへの保存アクションでは、保存先のフォルダや、生成されるPDFのファイル名、フォーマットを任意で設定できます。

■注意事項

• Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• 事前にGoogleドキュメントで書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。　
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924