Googleフォームに送信された問い合わせ内容から、Chatworkにサポートに関するタスクを作成する

■概要

Googleフォームで受け付けた問い合わせ内容を、一件ずつ確認して手作業でChatworkにタスクとして登録していませんか？手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Chatworkへ自動でサポートタスクが作成されるため、迅速で正確な対応体制を構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとChatworkを使い、問い合わせ対応を手作業で行っている方
• 顧客サポートの対応速度を改善し、対応漏れなどのミスをなくしたいチームリーダーの方
• 定型的なタスク作成業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を基に自動でChatworkのタスクが作成されるため、手作業での転記やタスク作成にかかる時間を短縮できます。
• 手作業で発生しがちな転記ミスや、対応依頼の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「日時・日付の加算減算」を選択し、タスクの期限日などを自動で計算・設定します。
4. 最後に、オペレーションでChatworkの「チャットに新しいタスクを追加」を設定し、フォームの回答内容と期限日を含んだタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、対象のフォームIDを指定し、フローを起動する間隔も任意で設定することが可能です。
• AI機能の日時・日付の加算減算では、変換対象の日付、加算または減算する期間、変換前後の日付形式などを任意で指定できます。
• Chatworkでタスクを追加するアクションでは、タスクを作成するルームID、タスクの内容、担当者のアカウントID、タスクの期限を任意で設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。