Googleフォームから回答が送信されたら正規表現による置換処理を自動で行い、Outlookに通知する

■概要

Googleフォームで収集した回答を、特定のフォーマットに整形してから関係者に共有する際、手作業でのコピー＆ペーストやテキストの置換に手間を感じていませんか。このワークフローは、Googleフォームに新しい回答が送信されると、正規表現を用いて特定のテキストを自動で置換処理し、整形された内容をOutlookから通知します。定型的な通知業務を自動化し、作業の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームの回答を手作業で整形し、Outlookで通知している方
• フォーム回答に含まれる特定の文字列を、指定のフォーマットに自動で変換したい方
• 手作業によるテキストの置換ミスや、転記漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答後、テキストの整形から通知までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるデータの転記やテキストの置換が不要になるため、入力間違いや修正漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでYoomの「データを操作・変換する」機能を選択し、正規表現を用いてテキストを置換するルールを設定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを選択し、整形したテキストを含むメールを自動で送信するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomの「データを操作・変換する」オペレーションで、置換の対象としたいテキストや、適用する正規表現の変換ルールを任意で設定してください。
• Outlookのメール送信オペレーションで、通知の宛先となるメールアドレスや、メールの件名、本文の内容などを任意でカスタマイズしてください。

■注意事項

• Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。