■概要

Googleフォームでイベント申し込みや問い合わせを受け付ける際、回答者の氏名などの漢字に手作業でふりがなを振る作業に手間を感じることはありませんか。
また、その内容を担当者に共有するため、Outlookに手動でコピー＆ペーストする作業も負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、AIが漢字にふりがなを自動で付与し、その内容をOutlookで通知する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた申し込み情報などを手作業で処理しているご担当者様
• フォームの回答内容を、手動でOutlookを使って関係者に共有している方
• AIを活用して、ふりがなの付与といった定型業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を基に、AIによるふりがな付与からOutlookでの通知までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのコピー＆ペーストが不要になるため、ふりがなの振り間違いや通知内容の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームで受け取った氏名などの情報から、漢字にふりがなを付与するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたふりがなを含むフォームの回答内容を指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定するGoogleフォームは、formrunやTypeformなど、Yoomが連携する他のフォーム作成ツールに変更することも可能です。
• AI機能でテキストを生成する際のプロンプト（指示文）は、「ひらがなでふりがなを付与して」など、業務内容に合わせて自由にカスタマイズできます。
• 通知先に設定しているOutlookは、GmailやChatwork、Slackなど、他のメールアプリやビジネスチャットツールに変更することも可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。