Google DriveにMicrosoft Excelのファイルがアップロードされたら、CSVファイルに変換しOutlookに送信する
Google DriveにMicrosoft Excelのファイルがアップロードされたら、CSVファイルに変換しOutlookに送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Google DriveにアップロードされたMicrosoft Excelのファイルを、手作業でCSV形式に変換し、Outlookで関係者に共有する、といった定型業務に時間を要していませんか。このワークフローを活用すれば、Google Driveに特定のMicrosoft Excelファイルがアップロードされると、自動でCSVファイルに変換し、指定した宛先にOutlookでメール送信する一連の流れを自動化し、手作業による手間やファイル形式の変換ミスといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveにアップロードされたMicrosoft Excelファイルを定期的にCSVへ変換している方
- 手作業でのファイル変換やOutlookでのメール共有に手間やミスを感じている方
- ファイル形式の変換から共有までを自動化し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点に、CSVへの変換からOutlookでの送信までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのファイル変換やメール作成時に起こりうる、ファイル添付ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のキーワードを含むファイルが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「エクセルファイルをスプレッドシートに変換する」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションを設定し、CSV形式を指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたCSVファイルを添付して指定した宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダIDや、ファイル名に含まれる特定のキーワードなどを任意で設定してください。
- Outlookのメール送信アクションでは、宛先（To, CC, BCC）や件名、本文を自由に設定でき、本文内には前段のオペレーションで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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