Slackに投稿された画像をRPAでPDFに変換して、Boxに格納する

■概要

Slackに投稿された画像を確認してPDFに変換し、Boxの特定フォルダに格納するといった一連の作業を手動で行っていませんか。このような定型的な作業は手間がかかるだけでなく、変換漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Slackへの画像投稿をきっかけに、RPAによるPDF変換からBoxへの格納までの一連の流れが自動化され、ファイル管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SlackとBoxを日常的に利用し、画像ファイルの管理に課題を感じている方
• 手作業によるファイル変換や保存作業での、ミスや対応漏れをなくしたい方
• 繰り返し発生するファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackに画像ファイルが投稿されると、PDFへの変換からBoxへの格納までが自動で実行されるため、手作業にかかっていた時間を削減できます。
• 手動でのファイル操作が不要になることで、変換ミスや保存先の指定間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、対象のチャンネルを指定します。
3. オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、投稿された画像ファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換する操作を行います。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDF変換に利用するWebサイトや具体的な操作手順を、ご利用の環境に合わせて自由に設定してください。
• Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、アップロード先のフォルダを指定したり、ファイル名に固定のテキストやSlackから取得した投稿日時などの動的な値を含めたりといった設定が可能です。

■注意事項

• Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
• フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。

‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691