Gmailの受信内容をもとに請求書を作成して、Chatworkに送信する

■概要

Gmailで受注連絡などを受け取り、手作業で請求書を作成してChatworkで共有する業務に手間を感じていませんか？こうした手作業による転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、AIが請求書作成に必要な情報を抽出し、書類を作成した上でChatworkへ自動で通知するため、請求書発行業務の効率化とミスの削減に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受けた依頼をもとに請求書を作成している経理や営業担当者の方
• 請求書作成時の手作業による転記ミスや、対応漏れなどの課題を解消したい方
• 請求書発行のような定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信から請求書作成、Chatworkへの通知までの一連の流れが自動化されるため、手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手作業での情報転記が不要になるため、金額や宛名などの入力間違いや、請求書発行の対応漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、Google スプレッドシート、ChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から請求書作成に必要な情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、Google スプレッドシートの雛形と抽出した情報をもとに請求書を発行します。
5. 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成された請求書ファイルを指定のチャットに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、起動の条件としたいメールに含まれる「受注確定」などのキーワードを任意で設定してください。
• AI機能では、受信したメール本文など前段階で取得した情報の中から、請求書作成に必要となる項目を任意で設定して抽出できます。
• 書類を発行する機能では、請求書の雛形となるGoogle スプレッドシートを任意で指定し、AIで抽出した情報を書類内の任意の箇所に埋め込む設定が可能です。
• Chatworkへの通知アクションでは、通知先のルームを任意で設定できるほか、メッセージ本文も固定のテキストや前工程で取得した情報を差し込んで作成できます。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシート、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください