Zendeskで特定のタイトルを含むチケットが更新されたらMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Zendeskで対応する顧客からの問い合わせの中には、緊急性の高いものや特定の担当者が即時対応すべきチケットも含まれるのではないでしょうか。しかし、全てのチケット更新を手動で確認して関係者へ都度連絡するのは手間がかかるだけでなく、対応の遅れや共有漏れに繋がる可能性があります。
このワークフローを活用すれば、Zendeskで特定のタイトルを含むチケットが更新された際に自動でMicrosoft Teamsに通知できるため、こうした課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zendeskのチケット更新を手作業でMicrosoft Teamsに共有しているカスタマーサポート担当者
• 「緊急」「クレーム」など特定のキーワードを含む重要チケットへの対応を迅速化したい方
• 手作業による情報共有の漏れや遅延を防ぎ、チーム全体の業務を効率化したいマネージャー

■このテンプレートを使うメリット

• Zendeskで特定のチケットが更新されると自動で通知が飛ぶため、確認と共有の手間を省き、迅速な初期対応を実現できます。
• システムが自動で通知するため、重要なチケット更新の見落としや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZendeskとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZendeskを選択し、「チケットが更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで「分岐機能」を使用し、チケットのタイトルに特定のキーワードが含まれている場合のみ、後続のアクションに進むよう条件を設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、条件に合致したチケットの情報を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、チケットのタイトルに含まれるキーワードなど、通知のきっかけとしたい条件を任意で設定可能です。
• Microsoft Teamsへの通知では、通知先のチャネルを任意で設定できます。また、メッセージ本文は、Zendeskから取得したチケット情報を変数として埋め込むなど自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• ZendeskとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。