■概要
Zendeskで特定のチケットを定期的に確認する際、手作業での検索や結果の転記に手間を感じていませんか？ 特に、件名をもとにした検索と報告資料へのまとめ作業は、単純ながらも時間を要する業務です。 このワークフローを活用すれば、指定した日時にZendeskで件名を元にした検索を自動で実行し、その結果をMicrosoft Excelに記録できます。これにより、定期的なチケットのモニタリング業務を効率化し、手作業の手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zendeskで特定の件名を含むチケットを定期的に検索・集計しているカスタマーサポート担当の方
- チケットの検索結果を手作業でMicrosoft Excelに転記し、報告資料を作成しているチームリーダーの方
- Zendeskのチケット管理業務を自動化し、作業の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的なZendeskでの件名検索からMicrosoft Excelへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による検索条件の誤りやデータ転記の際の入力間違い、コピペミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとZendeskをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、ワークフローを起動したい日時を設定します
- 続けて、オペレーションでZendeskを選択し、「チケットを検索（件名部分一致）」アクションで特定の件名を含むチケットを検索するよう設定します
- 次に、繰り返し処理機能を用いて、取得したチケット情報1件ずつに対して処理を行うよう設定します
- 最後に、繰り返し処理の中でMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、チケット情報を指定のファイルに行として追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、このワークフローを実行したい日時（毎日、毎週、特定の日時など）を任意で設定してください
- Zendeskのチケット検索アクションでは、ご利用のサブドメインと、検索対象としたい件名のキーワードを任意で設定してください
- 繰り返し処理の設定では、前段階のZendeskで取得したチケット一覧のデータの中から、どの情報を繰り返し処理の対象とするかを設定します
- Microsoft Excelにレコードを追加する設定では、どのファイルのどのシートに情報を記録するかを指定し、Zendeskから取得したどの情報をどの列に追加するかを任意にマッピングしてください
■注意事項
- Microsoft Excel、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendesk、 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作 はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelに対して値の追加や更新を行う際は、データベースを操作するオペレーションの設定をご参照ください。
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