Zendeskで更新されたチケットの内容をAIでまとめてMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Zendeskに届く大量の問い合わせについて、その内容を都度確認しチームに共有する作業は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zendeskのチケットが更新されたことをきっかけに、AIがその内容を自動で要約し、指定のMicrosoft Teamsチャネルへ即座に通知するため、手作業による共有の手間や確認漏れといった課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zendeskでの顧客対応を行っており、チームへの迅速な情報共有に課題を感じている方
• Microsoft Teamsを主要なコミュニケーションツールとして利用し、情報集約を効率化したい方
• AIを活用して、カスタマーサポートに関する日々の定型業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zendeskのチケット更新から内容の要約、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業での情報共有にかかっていた時間を短縮できます。
• 手動での転記ミスや重要な更新の共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZendeskとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZendeskを選択し、「チケットが更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを選択し、前のステップで取得したチケットの内容を要約します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが要約した内容を指定のチャネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zendeskから取得するチケット情報（件名、本文、カスタムフィールドなど）は、後続のAI処理で利用したい内容に合わせて任意に設定が可能です。
• AI機能による要約では、文字数や要約の形式、特に抽出したい項目などを任意で設定することができます。
• Microsoft Teamsへの通知メッセージは、送信先のチャネルを任意で指定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、ZendeskやAIから取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です。

■注意事項

• ZendeskとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。