Gmailで受け取ったWordをPDFに変換して、Dropboxに格納する

Gmailで受け取ったWordをPDFに変換して、Dropboxに格納する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Dropbox
Gmail
を自動連携できます。
No items found.

■概要

日々の業務でGmailに届くWordファイルを、手作業でPDFに変換しDropboxへ格納する作業に追われていませんか?この繰り返し作業は時間を要するだけでなく、人的ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、WordファイルのPDF変換からDropboxへの格納までの一連のプロセスを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailで受け取るWordファイルのPDF変換とDropboxへの格納作業を効率化したい方
  • 手作業によるファイル形式の変換やクラウドストレージへの保存作業に課題を感じている方
  • 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Gmailでのメール受信からファイル変換、Dropboxへの格納までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
  • 手動でのファイル操作に伴う、変換ミスや格納忘れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携する
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定する
  3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したメールに添付されたWordファイルをPDFへ変換するよう、ブラウザ操作を記録する
  4. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、RPA機能で変換・ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダへアップロードする

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailのトリガー設定「特定のラベルのメールを受信したら」では、自動化の対象としたいメールに付与されているラベルを任意で設定してください。
  • RPA機能の「ブラウザを操作する」では、例えばオンラインのPDF変換サービスのURLを指定し、WordファイルをアップロードしてPDFファイルをダウンロードするまでの一連のブラウザ操作を設定できます。
  • Dropboxの「ファイルをアップロード」では、アップロード先のフォルダパスやファイル名を任意で指定できます。ここで、RPA機能でダウンロードしたPDFファイルを選択することが可能です。

■注意事項

  • Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
  • ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
メールに添付されたファイルをDropboxに格納
メールに添付されたファイルを自動的に取得し、Dropboxに格納します。格納するファイルの種類は柔軟にカスタマイズすることができますメール本文の内容に基づいて、ファイルの命名規則を自動的に設定することも可能です。‍
Dropboxに請求書ファイルがアップロードされたら、Microsoft Teamsに通知する
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルをアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
Yoomデータベースの情報でDropboxにフォルダを作成
Yoomデータベースに登録されている情報をもとに、Dropbox内に自動的にフォルダを作成します。‍
Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。フォルダの作成が自動化されることで、フォルダ名の誤りや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防止し、ファイル管理をスムーズに行うことができます。
kintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成
kintoneに新しいレコードが登録されたら、自動的にDropbox内に対応するフォルダを作成します。フォルダ名はkintoneのレコード情報をもとにカスタマイズが可能です。
Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、LINE WORKSに通知する
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してLINE WORKSに通知するフローです。手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
Dropbox
Dropbox
を使ったテンプレート
Gmail
Gmail
を使ったテンプレート
関連アプリ
No items found.
を使ったテンプレート
No items found.
使用しているアプリについて
Dropbox
YoomではDropboxのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。メールで届いたファイルをDropboxへ格納したり、Dropboxにフォルダを自動的に生成できます。
詳しくみる
テンプレート
Gmail
YoomではGmailのAPIとノーコードで連携し、Gmailからのメール送信を自動化することが可能です。請求書や契約書などを自動的に作成しGmail経由で送付したり、問い合わせなどに対して自動的に返信を行うことができます。
詳しくみる
テンプレート
テンプレート
No items found.
類似アプリ
No items found.
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  利用開始まで
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる