Gmailで受け取ったWordをPDFに変換して、Dropboxに格納する

■概要

日々の業務でGmailに届くWordファイルを、手作業でPDFに変換しDropboxへ格納する作業に追われていませんか？この繰り返し作業は時間を要するだけでなく、人的ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、WordファイルのPDF変換からDropboxへの格納までの一連のプロセスを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取るWordファイルのPDF変換とDropboxへの格納作業を効率化したい方
• 手作業によるファイル形式の変換やクラウドストレージへの保存作業に課題を感じている方
• 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信からファイル変換、Dropboxへの格納までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手動でのファイル操作に伴う、変換ミスや格納忘れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携する
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定する
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したメールに添付されたWordファイルをPDFへ変換するよう、ブラウザ操作を記録する
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、RPA機能で変換・ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダへアップロードする

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定「特定のラベルのメールを受信したら」では、自動化の対象としたいメールに付与されているラベルを任意で設定してください。
• RPA機能の「ブラウザを操作する」では、例えばオンラインのPDF変換サービスのURLを指定し、WordファイルをアップロードしてPDFファイルをダウンロードするまでの一連のブラウザ操作を設定できます。
• Dropboxの「ファイルをアップロード」では、アップロード先のフォルダパスやファイル名を任意で指定できます。ここで、RPA機能でダウンロードしたPDFファイルを選択することが可能です。

■注意事項

• Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691