Microsoft Teamsの投稿内容をもとにレポートを自動作成し、Gmailで送信する

■概要

Microsoft Teamsの特定チャネルでの議論や報告を、都度まとめてレポートを作成し、メールで共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報収集は時間がかかるだけでなく、重要な情報を見落とす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの投稿をきっかけにAIが自動でレポートを生成し、Gmailで関係者に送信するため、報告業務の効率化と迅速な情報共有を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsの投稿内容を手作業でまとめ、レポートを作成している方
• チームのコミュニケーションを定例レポートとして関係者に共有しているマネージャーの方
• AIを活用して、日々の情報収集や共有業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿をトリガーにレポート作成とメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業での情報収集や転記による、記載漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「レポートを生成する」アクションでMicrosoft Teamsの投稿内容を基にレポートを作成します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたレポートを指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローを起動させたいチームIDやチャネルID、さらにはトリガーの起動間隔を任意で設定できます。
• AI機能の「レポートを生成する」では、Microsoft Teamsから取得した投稿内容（アウトプット）をどのように要約・整形するか、プロンプトを自由に設定することが可能です。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定でき、AIが生成したレポート内容を本文に含めることも可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。