Google スプレッドシートで行が更新されたら、セルの値に基づいて行を追加しGmailに通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

Google スプレッドシートで案件の進捗管理などを行う際、ステータスの更新に合わせて別シートに情報を転記したり、関係者にメールで通知したりする作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、対応漏れなどのミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されると、セルの値に応じた処理の自動化が可能です。特定のシートへの行追加や関係者へのGmail通知などを自動で行い、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

Google スプレッドシートで案件管理や顧客リストの管理などをしている営業担当者の方
更新されるステータスに応じて、手動で関係者への通知や情報共有を行っている方
スプレッドシートでの情報更新に伴う、手作業での転記や通知業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

シートの行更新を起点に、別シートへのレコード追加やGmailでの通知が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
手作業による情報の転記ミスや、関係者への重要な通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションで「進行先切り替え」を設定し、特定のセルの値に基づいて、その後の処理を分岐させる条件を定めます。
最後に、それぞれの分岐先にGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションと、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、条件に応じたシートへの情報追加とメール通知を実行します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Google スプレッドシートのトリガーおよびオペレーションにて、対象としたいスプレッドシートのIDやシート名を任意のものに設定してください。
進行先切り替えオペレーションでは、処理を分岐させる条件を、管理しているシートのセルの値に合わせて任意に設定してください。
Gmailでメールを送信するオペレーションでは、通知したい宛先や件名、本文の内容などを任意で設定することが可能です。

■注意事項

Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
「進行先を切り替える」はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

このテンプレートを試してみる

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。