■概要
Google スプレッドシートで進捗管理などを行っている際、ステータスが更新されたら別のシートに情報を転記し、関係者にメールで連絡するといった作業を手動で行っていませんか。このような定型業務は、対応の遅れや転記ミスを招く原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されたことをトリガーに、特定の条件に応じて自動で別の行を追加し、関係者へGmailで通知することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで進捗管理を行い、ステータス更新時の転記や通知に手間を感じている方
- 手作業によるデータ入力ミスや通知漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている担当者の方
- Google スプレッドシートとGmailを使った定型業務を自動化し、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行更新を起点に、関連する行の追加と通知が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手動での転記やメール作成が不要になることで、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を向上させることが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、監視対象のスプレッドシートを指定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、更新された行のセルの値が特定の条件に合致した場合にのみ、後続の処理が実行されるよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、指定したシートに行を追加します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、関係者に処理が完了した旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、トリガーで取得した情報に基づき「ステータス列の値が"完了"と一致したら」のように、後続の処理を動かす条件を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、追加先のスプレッドシートID、シートID、および各列に設定する値を任意で指定してください。
- Gmailでの通知は、メールの件名や本文に固定のテキストを入力したり、前段のステップで取得したフォームの回答内容やAIの分析結果を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携してください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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