Googleフォームで回答があったら、担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する
Googleフォームで回答があったら、担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Googleフォーム
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームで受け付けたお問い合わせやアンケートへの対応は、内容の確認やメール作成に手間がかかっていませんか？手作業での対応では、担当者への確認を挟む際に連絡の遅れや対応漏れが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、担当者への確認依頼からOutlookでのメール送信までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた内容をもとに、Outlookで手動メール送信を行っている方
- フォーム回答後の確認依頼や連絡に時間がかかり、対応の迅速化を図りたいと考えている方
- 手作業でのメール連絡による、宛先間違いや対応漏れなどのミスをなくしたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答から担当者への確認、Outlookでのメール送信までを自動化でき、手作業で対応していた時間を短縮できます。
- 手動での対応で起こりがちな確認漏れや、メールの送信ミスといったヒューマンエラーを未然に防ぎ、対応品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで担当者依頼機能の「担当者へ対応を依頼する」を設定し、確認依頼を送る担当者や依頼内容を指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、担当者の確認後に送信されるメール内容を構成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションにおいて、宛先や件名は実際の運用に合わせて任意の値に設定してください。
- メール本文は、トリガーで取得したGoogleフォームの回答内容などを活用し、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
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