Googleフォームで回答があったら、担当者にメールチェックを依頼して、Outlookでメールを送信する

■概要

Googleフォームでアンケートや問い合わせを受け付けた後、担当者への確認依頼や回答者へのフォローアップメールを手作業で行っていませんか？これらの作業は時間がかかる上に、対応漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーに、担当者へのメールチェック依頼とOutlookからのメール送信までを自動化し、こうした課題の解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとOutlookを利用し、手作業での連絡に手間を感じている担当者の方
• フォーム回答後のフォローアップを迅速かつ確実に行いたいと考えているチームリーダーの方
• 定型的なメール連絡業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに回答があると、担当者への確認依頼とOutlookからのメール送信が自動で行われるため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業による確認漏れやメールの宛先間違い、送信忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで「担当者へ対応を依頼機能」を選択し、「担当者へ対応を依頼」アクションを設定します。ここで、フォームの回答内容などを踏まえて、担当者に確認してほしい内容を依頼メッセージとして設定できます。
4. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。フォームの回答内容や担当者への依頼結果などを活用して、適切な宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
• 「担当者へ対応を依頼機能」のオペレーションでは、依頼するメッセージ内容を自由にカスタマイズでき、Googleフォームで受け付けた回答情報を変数としてメッセージ内に含めることも可能です。
• Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス（To, CC, BCC）、件名、本文を任意に設定できます。本文には、Googleフォームの回答内容や固定の文章を変数として組み込むことができます。

■注意事項

• GoogleフォームとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133