■概要

Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するたびに、内容を確認してGoogle スプレッドシートに情報を転記し、さらにシートをコピーして管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に、Google スプレッドシートで自動的にシートをコピーし、必要な情報を転記するため、手作業による煩雑さや入力ミスといった課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとGoogle スプレッドシートを用いた情報管理に、手作業が多く時間を要している方
• 特定のメール情報を基に定期的にGoogle スプレッドシートを更新、複製している担当者の方
• メール対応とデータ入力の二重作業をなくし、業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定ラベルのメールを受信すると自動で処理が実行されるため、手作業でのシートコピーや情報入力の時間を削減できます。
• 人の手を介さないため、メールの見落としやスプレッドシートへの転記ミス、コピー漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、Gmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、AI機能を活用し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、取得したメール本文から必要な情報を抽出します。
4. その後、Google スプレッドシートを選択し、「シート（タブ）をコピーする」アクションで、あらかじめ用意したテンプレートシートを複製します。
5. 続けて、Google スプレッドシートの「シート名を更新する」アクションで、コピーしたシートの名称を適切なものに変更します。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、AIによって抽出した情報をコピーしたシートに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを処理の対象とするか、ラベル名を任意で指定してください。
• AIによる「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、メール本文のどの部分から、どのような情報を、どの程度の文字数で抽出するかを、業務内容に合わせてカスタム設定してください。
• Google スプレッドシートの各オペレーションでは、コピー元のスプレッドシートIDやシート名、コピー先のシート名の命名規則、レコードを追加する際のセル位置などを、運用に合わせて設定してください。

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。