■概要
フォームへの入力内容は便利ですが、その後のデータをもとに手作業でMicrosoft ExcelからPDFを作成し、Microsoft SharePointへ格納する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、これらの情報を関連部署へ共有するまでに時間がかかってしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの入力内容をもとにMicrosoft ExcelでPDFを発行し、Microsoft SharePointに自動で格納できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた内容をもとに、手作業でPDF作成と格納を行っている方
- Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointを利用し、手作業による情報共有に非効率を感じている方
- 定型的な書類発行と格納業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後、自動でPDFが発行されMicrosoft SharePointに格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による書類の作成ミスや格納漏れといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、フォームの項目を設定します。
- オペレーションでMicrosoft Excel機能を選択し、「書類を発行する」アクションを設定します。ここでフォームトリガーで受け取った情報を活用し、発行するExcelファイルとシートを指定します。
- オペレーションでMicrosoft SharePoint機能を選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで発行したPDFファイルを指定のフォルダへアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelで「書類を発行する」アクションを設定する際、ファイルの保存形式はPDFを選択する必要があります。発行するファイル名や、フォームのどの情報をExcelのどのセルに反映させるかは任意で設定してください。
- Microsoft SharePointで「ファイルをアップロード」アクションを設定する際、アップロード先のサイトアドレス、ドキュメントライブラリ、フォルダパスは任意で設定することができます。
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