■概要
メールで受け取った情報を基に、手作業でMicrosoft Excelへ入力し、PDFを作成してMicrosoft SharePointに格納する作業は、時間がかかり、ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、メール受信をトリガーに、内容の抽出、Microsoft ExcelでのPDF発行、そしてMicrosoft SharePointへの格納までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信した情報を基に、手作業でPDFを作成し格納している担当者の方
- Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointを利用した書類管理の効率化を目指す方
- 定型的な書類発行と格納業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から書類発行、Microsoft SharePointへの格納までの一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、PDFの格納忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomと連携するアプリとしてMicrosoft Excel、Microsoft SharePointをYoomに登録します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー機能」を選択し、「メールトリガー」アクションで特定のメール受信を検知するよう設定します。
- 次に、オペレーションの「AI機能」で「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文から必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションの「Microsoft Excel機能」で「書類を発行する」アクションを設定し、抽出したデータを用いてPDF形式の書類を発行します。
- 最後に、オペレーションの「Microsoft SharePoint機能」で「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行されたPDFファイルを指定の場所に格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーを設定する際、特定の差出人アドレス、件名に含まれるキーワードなど、処理対象としたいメールの条件を細かく指定することが可能です。
- AI機能でメール本文からデータを抽出する際、抽出したい情報の種類（例：会社名、担当者名、日付など）やそのパターンを任意で設定し、抽出精度を高めることができます。
- Microsoft Excelで書類を発行する際、使用するExcelのテンプレートファイルや、抽出したデータをどのセルに反映させるかを指定することができます。
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を、メールの内容などに基づいて動的に設定することが可能です。
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