Outlookで受信した特定のメールと添付ファイルをkintoneにレコード追加する

■概要

Outlookで受信する特定のメールやその添付ファイルを、手作業でkintoneに登録する作業は、時間もかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に、毎日多くのメールを処理する場合、その負担は無視できません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、メール本文や添付ファイルの内容をAIが解析し、kintoneへ自動でレコード追加とファイル添付が行われるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookとkintone間で、手作業での情報転記に時間を費やしている方
• メールからのデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
• 定型的なメール処理業務を自動化し、より重要な業務へ注力したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで受信した特定メールの情報と添付ファイルをkintoneへ自動で登録するため、これまで手作業で行っていた繰り返し作業の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや添付ファイルの付け忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の品質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、対象とするメールの条件を指定します。
3. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文から必要な情報を抽出します。
5. その後、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報や固定値を元にレコードを作成します。
6. 最後に、オペレーションでkintoneの「ファイルをアップロード」アクションと「ファイルとレコードを関連付け」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを該当レコードに紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、受信したメールの本文から、具体的にどのような情報を抽出しkintoneのどのフィールドに紐付けるかを、ユーザーの要件に合わせて柔軟に設定できます。
• kintoneの「レコードを追加する」オペレーションでは、メールから抽出した動的なデータだけでなく、あらかじめ設定した固定値を特定のフィールドに登録したり、前段のオペレーションで取得した情報を自由に組み合わせてkintoneの各項目と結び付けることが可能です。

■注意事項

• Outlook、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6929606

• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。