■概要
Salesforceに新しい取引先の情報が登録されるたび、その内容をGoogle スプレッドシートにも手作業で転記する業務は、手間がかかる上にヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか？特に日々の業務でSalesforceとGoogle スプレッドシートの両方を利用している場合、この繰り返し作業は大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceの取引先オブジェクトへのレコード登録をトリガーとして、Google スプレッドシートへ自動で情報が追加されるため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとGoogle スプレッドシート間でのデータ転記作業に手間を感じている方
- Salesforceに登録された取引先情報を、Google スプレッドシートでも管理したい方
- 手作業による顧客情報の入力ミスや、転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへの取引先登録後、Google スプレッドシートへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ入力の際に起こりがちな、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- SalesforceおよびGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーとしてSalesforceを選択し「取引先オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を選択し「レコードの作成のみを抽出する」よう条件を設定します。これにより、新規登録時のみ次の処理に進むように制御できます。
- 最後にオペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し「レコードを追加する」アクションを設定します。これにより、Salesforceから取得した情報を指定のスプレッドシートの新しい行に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、どのオブジェクトのレコード登録または更新をトリガーとするか、また取得する項目などを任意で設定してください。
- 分岐機能では、例えば「レコードの作成時のみ」といった条件だけでなく、特定の項目値に基づいて処理を分岐させるなど、条件を自由にカスタムすることが可能です。
- Google スプレッドシートのアクション設定では、連携先のファイルやシート、またSalesforceから取得したどの情報をスプレッドシートのどの列にマッピングするかを詳細に設定できます。
■注意事項
- Salesforce、Google スプレッドシートそれぞれをYoomと連携してください。
- 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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