フォームで特定条件に合う回答があったら、Microsoft ExcelでPDFを発行してBoxに保存する

■概要

フォームへの回答があった際、その内容に応じて手作業でMicrosoft ExcelからPDF書類を発行し、Boxへ保存する業務は、手間がかかり、他の業務を圧迫していませんか。また、手作業による情報の転記ミスや保存漏れは、業務の信頼性を損なう可能性も秘めています。このワークフローを使えば、フォームへの特定条件に合致する回答に応じて、Microsoft ExcelでのPDF発行からBoxへの保存までを自動化でき、課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム回答に応じてMicrosoft Excelで書類を作成し、Boxに手動で保存している担当者の方
• 繰り返し発生する書類発行と保存作業の効率化や、ヒューマンエラー削減を検討している方
• 定型的ながらも重要な書類作成・管理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から書類発行、Boxへの保存までの一連の流れが自動化されるため、手作業の時間を削減し、他の業務へ注力できます。
• 書類の作成ミスや保存漏れ、誤ったファイル名といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Yoomの「マイアプリ」画面でMicrosoft ExcelとBoxを連携させます。
2. 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定して、自動化を開始するフォームを作成します。
3. 続いて、オペレーションで「分岐機能」を選択し、「分岐する」アクションを設定します。ここで、フォームの回答内容に基づいて処理を分岐させる条件を指定します。
4. さらに、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「書類を発行する」アクションを設定します。分岐条件に合致した場合に、指定したExcelテンプレートからPDF書類を発行します。
5. 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定します。発行されたPDFファイルを指定したフォルダに自動で保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーの設定では、業務に合わせて質問項目や形式を自由にカスタマイズしてください。
• 分岐設定では、フォームの回答内容（アウトプット）を利用して、どのような条件の時にMicrosoft Excelでの書類発行処理に進むかを設定できます。
• Microsoft Excelの「書類を発行する」アクション設定では、使用するファイル（テンプレート）を指定し、フォームの回答内容を書類内の特定箇所に差し込むよう設定可能です。

• Boxの「ファイルをアップロード」アクション設定では、フォームの回答内容を利用してファイル名を動的に設定したり、保存先のフォルダを指定したり、ファイルの添付方法などを細かくカスタムできます。

■注意事項

• Microsoft Excel、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。