OneDriveで特定条件に合うファイルが更新されたら、Microsoft Excelも自動更新する

■概要

OneDriveで特定のファイルが更新されるたびに、手作業でMicrosoft Excelの関連情報を更新するのは手間がかかり、時には入力ミスも発生しがちではないでしょうか。こうした定型的で重要な作業に時間を取られ、本来の業務に集中できないこともあります。このワークフローを活用すれば、OneDriveでのファイル更新をトリガーとしてMicrosoft Excelの情報を自動で更新できるため、これらの課題を解消し、業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveとMicrosoft Excel間で、頻繁な手動でのデータ同期作業に課題を感じている方
• ファイル更新の見落としや、Microsoft Excelへの転記ミスを防ぎたいと考えている業務担当者の方
• ファイル管理とデータ連携の自動化によって、日々の業務効率を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveでファイルが更新されると、自動でMicrosoft Excelのデータが更新されるため、手作業による更新作業の時間を削減します。
• 手動でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にフォルダが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この設定で、指定したフォルダ内でのファイルの新規作成や更新を検知します。
3. 続いて、オペレーションで「分岐機能」を使用し、取得した情報（アウトプット）をもとに、更新されたファイルのみを次の処理へ進めるよう条件を設定します。
4. さらに、オペレーションで「分岐機能」を追加し、より詳細な条件で処理を分岐させることも可能です。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、前のステップで取得・整形した情報を用いて、該当するレコードを自動で更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、監視するドライブIDやフォルダIDを具体的に指定し、フローの起動間隔も業務に合わせて調整してください。
• 最初の分岐機能では、OneDriveトリガーから取得したアウトプット（ファイル名、更新日時など）を利用して、特定の条件（例：特定のファイル名が含まれる、特定の拡張子であるなど）に合致する更新ファイルのみが次のステップに進むように分岐条件を細かく設定できます。
• 次の分岐機能においても、先行するステップのアウトプットを活用し、例えばファイルの内容や特定のデータに基づいて、さらに細かい条件分岐を設定することが可能です。
• Microsoft Excelの「レコードを更新する」アクションでは、どのファイルのどのシートの、どの行や列を更新するのか、そしてどのような値で更新するのかを、先行ステップのアウトプットを活用して動的に設定してください。

■注意事項

• OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。