Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信してMicrosoft Excelに追加する

■概要

Microsoft SharePointに新しいファイルが格納されるたびに、手作業で担当者へ承認依頼を送り、承認後にMicrosoft Excelへ情報を転記する業務は手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに、承認依頼の送信からMicrosoft Excelへの記録までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとMicrosoft Excel間で手作業での情報連携に課題を感じている方
• ファイルの承認プロセスと記録業務の効率化、およびヒューマンエラー削減を目指す担当者の方
• 定型的なファイル管理業務から解放され、より戦略的な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル格納後の承認依頼とMicrosoft Excelへの記録が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による承認依頼の漏れや、Microsoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて処理を分岐させます。
4. 続いて、オペレーションで承認依頼機能を選択し、「承認を依頼する」アクションを設定します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、承認された情報をMicrosoft Excelに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能のオペレーションでは、ファイルの種別や内容などに応じて、承認フローを分岐させるための条件を任意で設定してください。
• 承認依頼機能のオペレーションでは、承認者、承認依頼のメッセージ内容、承認完了の条件、差し戻しが発生した場合の処理フローなどを任意で設定してください。
• Microsoft Excelのオペレーションでは、ファイル名、格納日時、承認者情報など、追加したいレコードの値を任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。