■概要
日々の業務で、メールで受け取った情報をMicrosoft Excelに転記し、書類を作成してOneDriveに格納する作業に追われていませんか？
このような手作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、メール受信からMicrosoft Excelでの書類作成、そしてOneDriveへの格納に至るプロセスを自動化でき、これらの課題解決を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールの情報を手作業でMicrosoft Excelに入力し、書類作成を行っている方
- 定型的な書類作成業務における時間短縮とヒューマンエラー削減を目指す方
- Microsoft Excelとメールを活用した業務フローの自動化に関心があるビジネスパーソン
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信後のデータ抽出やMicrosoft Excelへの転記作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することに繋がります。
- 手作業によるデータ入力のミスや転記漏れのリスクを軽減し、作成される書類の正確性向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文などから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、抽出したデータを用いて指定のフォーマットで書類を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、自動化の起点となるメールを受信する専用のメールアドレスを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、抽出対象のテキストや文字数に応じた変換タイプ、具体的にどの項目を抽出したいか、そしてAIへの指示内容を業務に合わせて設定してください。
- Microsoft Excelで書類を発行するアクションでは、使用する雛形となる書類や発行後の書類の連携設定、そして抽出したデータを反映させる際の置換後の文字列を任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelで書類を発行した際に自動でOneDriveに格納されます。
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