■概要
メールで受信した添付ファイルの内容を確認し、手作業でデータを加工、Microsoft Excelで書類を作成してOneDriveに格納する作業は、時間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、メール受信をトリガーに、添付ファイルのデータ抽出、加工、Microsoft Excelでの書類作成、そしてOneDriveへの格納までを自動化でき、これらの業務課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受け取る請求書や注文書などの添付ファイルを元に、手作業で書類作成をしている方
- Microsoft ExcelとOneDriveを利用した定型業務の効率化や自動化を検討している方
- 日々の繰り返し作業から解放され、より創造的な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から書類作成、OneDriveへの格納までの一連の作業が自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
- データの手入力や転記作業がなくなるため、ヒューマンエラーを防ぎ、書類の正確性を高めることに貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、メールトリガー機能を設定し、特定のメールアドレスからの受信や件名・本文の条件を指定して、添付ファイル付きメールの受信を検知します。
- 次に、オペレーションで、分岐機能を設定し、受信したメールの内容や添付ファイルの種類に応じて、後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションで、OCR機能を設定し、添付された画像やPDFファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションで、書類を発行する機能を使い、抽出した情報や固定値を元にMicrosoft Excelで書類を作成し、設定に基づいてOneDriveに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、受信を検知するメールアドレスのドメインや一部を指定したり、特定の件名や本文に含まれるキーワードを条件として設定したりすることが可能です。
- 分岐機能では、メールの送信元や件名など、前段階で取得した情報に基づいて、処理フローを分岐させる条件を任意で設定できます。
- OCR機能では、添付ファイルの種類やレイアウトに合わせて、読み取る範囲や抽出する項目を細かく指定することが可能です。
- 書類を発行する機能では、あらかじめ用意したMicrosoft Excelのテンプレートファイルを雛形として使用し、OCRで抽出したデータや固定値を、Excelシートの任意のセルに差し込む設定ができます。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelで書類を発行した際に自動でOneDriveに格納されます。
- OCRはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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