フォームで受信した添付ファイルのデータを加工し、Microsoft Excelで書類作成してOneDriveに格納する

■概要

フォームで受信した添付ファイルの内容を確認し、手作業でデータをMicrosoft Excelに入力、書類を作成してOneDriveに格納する、といった一連の業務は手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォーム受信からOCRでのデータ抽出、Microsoft Excelでの書類作成、そしてOneDriveへの格納までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取った添付ファイルのデータ化や転記作業に時間を要している担当者の方
• Microsoft Excelでの書類作成とOneDriveへのファイル管理を手作業で行っている方
• 定型的ながらも重要な書類作成業務の効率を上げ、他の業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームからの添付ファイル受信後のデータ抽出、書類作成、格納といった一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるデータ転記ミスや、ファイルの格納漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、お使いのMicrosoft ExcelアカウントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定して、特定のフォームが送信された際にフローが起動するようにします。
3. 次に、オペレーションで「OCR機能」を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、フォームに添付されたファイルから必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションで「書類を発行する機能」を選択し、「Microsoft Excel」アクションを設定して、抽出したデータを用いてMicrosoft Excelで書類を作成し、指定されたOneDriveの場所に格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、受付フォームの質問項目やデザインなどを任意で設定することが可能です。
• OCR機能では、添付ファイル内のどの部分の文字を読み取るかなど、抽出する項目を任意でカスタムすることが可能です。
• 書類を発行する機能では、使用するMicrosoft Excelの雛形ファイルを任意で指定でき、OCR機能で抽出した情報などをExcelファイルの任意の箇所に変数として設定することが可能です。

■注意事項

• Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft Excelで書類を発行した際に自動でOneDriveに格納されます。