■概要
手作業でDocuSignのエンベロープを作成し送信、さらにその情報をMicrosoft Excelに転記する作業は、手間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームの回答をトリガーとして、DocuSignでのエンベロープ送信からMicrosoft Excelへの情報追加までを自動化できます。
複数のツールを横断する必要がなくなり、業務負担の軽減にも寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignとMicrosoft Excelでデータを管理し、手作業での連携に手間を感じている方
- 契約書や申込書などの書類作成・送信とその後の情報管理を効率化したい方
- 手作業による転記ミスや送信漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からDocuSignでのエンベロープ送信、Microsoft Excelへの記録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記やエンベロープ作成時の設定ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、業務品質の向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- フォームトリガー機能を選択し、エンベロープ作成やMicrosoft Excelへの記録に必要な情報を入力する項目を設定します。
- 次に、DocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信する」アクションを設定します。ここで、フォームの回答内容をDocuSignのテンプレートの該当箇所に連携するよう設定します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを選択し、フォームの回答内容やDocuSignから取得した情報などをMicrosoft Excelへ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能で設定するフォームの項目は、実際の運用に合わせて自由にカスタマイズしてください。
- 「レコードを追加する」では、前段のオペレーションで取得した値を任意に引用・設定可能です。
■注意事項
- DocuSign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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